«Рекомендованный заказ»: новое IT-решение, которое облегчит жизнь франчайзи

Антон Лимонов
Руководитель отдела управления ассортиментом и ценообразования сопровождения франшизы ГК «Пив&Ко»

Сколько времени уходит у франчайзи на формирование заказа? И сколько раз в неделю требуется усадить себя за компьютер для этого? Но еще более сложный вопрос — насколько эти заказы «на глаз» эффективны и безошибочны? У всех по-разному. Чтобы было одинаково и максимально эффективно «Пив&Ко» в конце прошлого года внедрили для партнерской сети «Рекомендованный заказ». Мы поговорили с Антоном Лимоновым обо всех плюсах и возможных минусах IT-программы.

 — Антон, давайте начнем с того, что такое вообще «Рекомендованный заказ»?

— Если в общих чертах, то это IT-продукт, который работает автоматически и сильно облегчает жизнь партнера. Программа сама в режиме нон-стоп собирает данные для сервера прогнозирования, производит расчет продаж товаров, постоянно обновляет параметры эффективной ассортиментной матрицы, вычисляет, на какой период должно хватить остатков товара. Цель — обеспечить постоянное наличие продаваемого товара в магазине, оптимизировать товарные запасы и, конечно, сильно сократить время формирования, обработки и отправки заявок. Автозаказом сегодня пользуются все крупные сети, потому что математический расчет всегда надежнее и оперативнее человека. К тому же если в магазине более 1000 товаров, то человек уже не может удерживать в голове актуальные показатели по каждому SKU: как он продавался в прошлом году, в последний месяц, какие остатки сейчас. Человек при формировании заказов либо тратит много времени, либо допускает неточности.

 — Как технически происходит формирование заказа на определенный магазин?

— Все максимально просто. Партнер заходит в программу «Рекомендованный заказ», выбирает свой магазин, вписывает даты ближайшей поставки и последующей и нажимает кнопку «сформировать заказ». Пять минут и машина выдает результат.

 — Вы ведь уже пробовали внедрить рекомендованный заказ несколько лет назад, но тогда, видимо, программа была недоработана?

— Да, верно. История с «Рекомендованным заказом», у нас длится не первый год. Базовая сеть давно не заводит заказы вручную, и управляющий магазином на глаз не определяет, что ему и в каком количестве заказать. Создать подобный IT-продукт, который избавил бы франчайзи от рутины по формированию заказов, — эта идея существует давно.

Первая попытка не увенчалась успехом. В программе были ошибки, поэтому ее отправили на доработку. На данный момент рекомендованный заказ — уже совсем иной продукт. Он базируется на «1С-рознице» и реально позволяет автоматизировать работу по формированию заказов.

 — Как вообще происходило формирование заказов у партнеров? От чего хочется уйти?

— У кого как. Кто-то зрительно определял (и до сих определяет), какие полки надо пополнить, чего не хватает. Кто-то более математически подходит к делу и смотрит продажи по «1С», но в любом случае человек не может соотнести все необходимые данные для эффективного наполнения магазина. И уж тем более партнер из конкретного города не видит данных по всей сети и не принимает во внимание то, что хорошо продается у его коллег. Он ориентируется сугубо на свои продажи, отбрасывая важный опыт всего «Пив&Ко». Машинный интеллект учитывает остатки в магазине, даты ближайших поставок, анализирует продажи конкретной точки и всей сети и уже исходя из этого формирует заказ. Плюс программа обязательно порекомендует товары, которых нет в данном магазине, но которые пользуются хорошим спросом в целом по сети.

Еще момент: у нас проходит ежемесячная акция «Выгодная выгода», и она тоже зашита в «Рекомендованный заказ». Если нажать на нее в «1С», то программа приплюсует к заказу те товары, которые в этой акции в текущем месяце участвуют. Причем приплюсует столько, сколько рассчитает конкретно для этого магазина исходя из продаж. Также программа учитывает федеральные акции, которые запланированы по всей сети.

 — Что не учитывает программа?

— Машина, к примеру, не знает, что вы собираетесь провести акцию, поэтому она не учтет в заказе дополнительные продажи. Если партнер планирует провести какую-то активность в магазине, то он может вручную поправить заказ исходя из своего опыта и понимания, что будет хорошо продаваться и в каком количестве.

 — Требуются ли от партнеров какие-то усилия, чтобы программа работала и считала заказ верно?

— Ничего сверхъестественного и дополнительного не требуется. Скорее, программа еще больше дисциплинирует работу магазина. Например, нужно своевременно учитывать остатки на магазине. В «1С» должна отображаться реальная картина по остаткам и продажам. Для этого нужно правильно закрывать смены и своевременно проводить инвентаризацию. Мы каждому партнеру говорим, что неправильный товарный запас приносит не то количество денег, которое мог бы приносить. Когда на полке стоит одна позиция какого-то товара, она не будет продаваться. Никто не обратит внимания на этот товар, а если даже и увидит, то сработает негативная реакция — «залежалось». «Рекомендованный заказ» вмещает огромную базу знаний сети, понимает, в каком количестве должен быть товар в магазине, и предложит заказать недостающее.

 — Но ведь для этого программа должна учитывать полочное пространство?

— Да, она и учитывает. В самом начале менеджеры по сопровождению помогают партнерам проставить матрицу в программе. Они указывают количество SKU в каждой товарной группе, которые действительно войдут на полку. То есть делаются определенные настройки под ту матрицу, которая есть в магазине.

 — Давайте подытожим: какие показатели бизнеса улучшит «Рекомендованный заказ»?

— Первое — существенно сэкономит время. Особенно это почувствуют те партнеры, у которых несколько магазинов, а также те, кто параллельно ведут какую-то иную деятельность и нечасто бывают в магазине. Плюс автоматическое формирование заказа убережет от человеческих ошибок, когда хотел заказать одно количество, а заказал другое. Если говорить в целом о бизнесе, то программа призвана повысить эффективность торговой точки. Партнер может забыть что-то заказать, не обратить внимание, что у него какой-то товар остался в одном экземпляре. А программа все учтет и дозакажет нужное количество SKU. Пустой магазин не приносит выручку. Многие франчайзи экономят на товаре, а это неправильно. Магазин должен быть полным и с хорошей выкладкой.

 — Есть партнеры, которые до сих пор остерегаются доверить заказ машине?

— Увы, да. Мы начали внедрять новую версию программы с ноября прошлого года. Отзывы поступают разные. Партнеры, у которых более двух магазинов, очень ждали этого проекта. Им он сильно экономит время. Но есть и те франчайзи, которые не доверяют программе. Важно понимать, что «Рекомендованный заказ» — это отчет, который можно поправить руками, если что-то не устроило. Бояться на самом деле нечего.

 — Доработки и улучшения будут?

— Конечно. Сейчас мы с благодарностью принимаем от партнеров комментарии по доработкам, нам они действительно важны. Например, одна из доработок, над внедрением которой уже начал работать IT-отдел, — чтобы можно было устанавливать максимальную сумму заказа. Пока что программа не учитывает, сколько реально есть денег у партнера. Она формирует заказ на основании того, сколько нужно товара на данный магазин. И это на самом деле правильно для эффективных продаж. Но мы работаем в реальных возможностях франчайзи, и они просят, чтобы была возможность проставить сумму максимального заказа.

Еще мы планируем сделать так, чтобы программа рекомендовала увеличить матрицу исходя из полочного пространства. Сейчас в самом начале работы мы вручную проставляем, сколько SKU, например, бутылочного пива есть в магазине, и исходя из этого формируется заказ. Нужно, чтобы «Рекомендованный заказ» анализировал полочное пространство и предлагал увеличить матрицу, если торговое оборудование позволяет это сделать. Партнер сможет выбрать, какой заказ он хочет использовать — сформированный из остатков или с расширенной матрицей.

Узнайте подробнее о франшизе «Пив&Ко».