Форум франчайзи проекта "Реклама на кнопке и табло лифта"

"Видите в Новый Год одиноко пьющего человека? Не спешите с выводами. Возможно, это корпоратив индивидуального предпринимателя".
Чувство оторванности от индустрии и профессиональной среды знакомо многим, кто ведет небольшой частный бизнес, в том числе по франшизе. Франчайзи входят в большие сетевые команды. Но...часто они представляют бренд одни в своем городе. Мало общаются с коллегами. Разве что в формате онлайн. И не чувствуют себя частью целого.

Миссия франчайзора — объединять свою сеть. Отличный инструмент для этого — очные слёты франчайзи. Чем масштабнее, тем сильнее эффект. С точки зрения рынка франчайзинга, проведение такого мероприятия — показатель качества франшизы и ее намерений играть вдолгую и строить крепкую сеть. В октябре такой форум организовал проект "Реклама на кнопке и табло лифта" (ГК "Бизнес Медиа"). Специально для TopFranchise, коллеги делятся опытом организации слёта партнеров.

Привет, друзья! Надеемся, этот опыт пригодится другим франчайзорам. Собирать вместе франчайзи — круто. И ответственно. Мы порядком переволновались, пока готовили свой I Международный Форум Франчайзи.

В нашей географии 4 страны (Россия, Беларусь, Казахстан и Киргизия). Всего 146 партнеров в 135 городах.
За более чем 3 года работы ни разу не собирали всю сеть вместе.

Наш Форум в цифрах:

2 дня в октябре 2018 года 80 участников суммарно 82 000 км — путь, который проделали все приехавшие (из Астаны, Минска, Калининграда, Новосибирска, Махачкалы, Владикавказа и т.п). 8 часов обучения были посвящены продаже рекламных поверхностей. Основной спикер — руководитель отдела рекламы Елена Эдельман. 100 метров итальянской пасты мы приготовили вместе с партнерами во время тимбилдинга кулинарной направленности. 1,5 часа зажигательной музыки и шоу завершили первый день форума. 9,8 из 10 — оценка качества форума франчайзи по результатам анонимного опроса участников.

Что мы сделали, чтобы партнёры приехали?

• Предоставили проживание и питание на 2 дня (при этом дали возможность взять с собой в Курск второго участника от каждого партнера).
• Предложили частичную компенсацию проезда за быстрое решение.
• Собрали анкеты (через google формы), подтверждающие участие.

Эти 2 дня франчайзи жили, учились, обедали и общались в уютном парк-отеле "Соловьиная Роща", где расположен наш офис. Весь отель с его отличной инфраструктурой был в нашем распоряжении.
Это лафхак, по-другому сложно организовать массовые и частые перемещения столь большой группы людей и обеспечить им комфорт.

Как удалось провести форум силами сотрудников

О том, что форуму быть, мы решили за месяц с небольшим до его проведения. Чтобы все успели приехать (купить билеты на транспорт), анонсировали событие сразу.
Дороги назад не было.

Пообщались с парой ивентщиков в Курске и поняли, что не совпадаем с ними по видению, какой должна быть эта встреча.
Хотели дать полезный, практический контент и создать максимально открытое пространство для общения, которое ни к чему не обязывает и в то же время не позволяет людям скучать.

Понятно, что в связи с форумом текущие задачи никто не отменял. Реклама должна продаваться, поверхности заполняться, а поддержка — поддерживать.

Мы работаем по системе Scrum на платформе Trello (карточки с задачами). Для форума сделали специальную "доску". Провели мозговой штурм и накидали список всех дел к форуму.
Сотрудники сами "разобрали" карточки, назначив себя ответственными.

Каждая задача должна быть выполнена в течение 1 недели, а во время самого форума — 1 дня. У нас было 4 таких недели-спринта + сам форум.
Так все видели, что происходит, укладываемся ли по срокам, и никто ни о чем не забыл. Сложно представить, как можно сделать подобное без инструмента вроде Trello.

За IT (звук, проектор, микрофоны, связь, sms-информирование) отвечала одна группа, за фотозону, промо и приветственные фишки другая, за обучение третья, за взаимодействие с поставщиками и подрядчиками четвертая, были ответственные за фото и видео...Один сотрудник мог входить в несколько групп одновременно.

Кураторы

Самое важное на таких мероприятиях — тайминг. Чтобы не было опаздывающих, входящих на середине, исчезнувших, опоздавших на автобус, потерявшихся на экскурсии.
Поэтому заранее разбили всех на 3 большие группы и назначили каждой группе куратора. Кураторы собрали свои группы в чатах в WatsApp и информировали всех по таймингу.
Самые важные перемещения дублировали в формате sms.

Несмотря на такое число участников, все вовремя успевали к завтраку, на тренинг, в автобус и обратно в зал.
Хотя дело, конечно, не в кураторах. А в том, что у нас ответственные и дисциплинированные партнеры.

Был и главный ответственный за проект "Форум" — руководитель службы поддержки партнеров Ольга Полякова.

Тренинг

У нас есть образовательная платформа для франчайзи. Это наша база знаний, инструкция к действию, хранилище информации.
В систему внедрены тесты на усвоение материала. И партнеры в любой момент имеют к ней доступ. О чем тогда говорить на форуме?

Анна Харитонова, CEO компании, рассказала историю ее развития и становления, поделилась целями и устремлениями центрального офиса.

Руководитель отдела продаж рекламы Елена Эдельман подготовила многочасовую программу с новыми секретами, фишками и наработками.
В формате диалога показала приемы и скрипты переговоров партнёрам.

Руководитель команды маркетологов Ольга Беляева рассказала по коммерческие предложения для клиентов и особенности тарифообразования.

Программа форума

Не всем партнерам удалось приехать, и многие переживали по этому поводу. В их числе Марина Сачек из Кургана и Ырыскелди Дыйкамбаев из Бишкека (Киргизия). Мы организовали для коллег видеомост в начале форума, чтобы они могли виртуально поприсутствовать в зале и сказать слова приветствия. Получилось эмоциональная и красивая "фишка".

Затем начались тренинги, кейсы от мастер-партнеров (мы не предупреждали их, что выдернем из зала, и получилось живо и естественно) до обеда.

Долго спорили, нужна ли экскурсия. И где найти огромный автобус. Но мы хотели сделать сюрприз и организовать кулинарный тимбилдинг, а для подготовки зала нужно было время.
Кроме того, многие прибыли за тысячи километров, из других часовых поясов и стран. Не факт, что когда-либо они вновь побывают в Курске. Решили показать город.
К тому же, совместная прогулка — еще один естественный повод для знакомства франчайзи.

Почему наши партнёры на фото в поварских колпаках? Мы что, решили открыть ресторан? А может, не успели с фуршетом?
Выбирая варианты тимбилдинга, остановились на кулинарном шоу. Ведь франшиза — это по сути книга рецептов. А франчайзор — ее автор.
К тому же, нам хотелось вызвать удивление, запустить процесс совместного делания. Можно было выбрать что-то профильное, связанное с рекламой, но этой темы и так было много на форуме.

Ну а вечером...мы зажгли. Во всех смыслах.

Во второй день работали на тренинге с раннего утра и до обеда, а потом за чаем с тортом, в неформальной обстановке обсудили важную тему рекламных тендеров.

Самое важное

Сердце форума — мелочи. Они и делают (или НЕ делают) любое событие.
Приветственные капкейки и минеральная вода в номер — для всех, кто устал с дороги.
Сертификаты на бесплатную телефонию в подарок.
Теплые пледы, чтобы выйти на улицу и посмотреть файер-шоу.
Фото с мероприятия, распечатанные и вывешенные в холле на второй день.
Спецменю для нашего единственного франчайзи-вегетарианца.

Мы организовали фотозону с рекламными конструкциями в роли инвентаря, бильярд, настольный футбол, вкусный кофе-брейк, экскурсию и 1001 возможность просто познакомиться друг с другом. Сделать совместное фото.
Обсудить важные моменты и получить совет. Партнеры свободно подходили к любому сотруднику офиса и разговаривали "на ногах" в перерывах между мероприятиями. Вместе пили кофе, резались в футбол, танцевали...

Чувствовалось, что здесь нет гостей и хозяев. Есть Команда. Одна. Большая и дружная.
Не просто индивидуальные предприниматели, а целая indoor-индустрия.

Бизнес по франшизе открывают ради прибыли. Ради возможности работать на себя и свою семью.
Но еще все-таки — и ради таких вот моментов.
Надеемся, что кому-то из коллег наш опыт поможет решиться и провести свою очную встречу партнеров.

Узнать подробнее о франшизе «Реклама на кнопке и табло лифта»